在不少公司中每个员工都在自己的电脑中保存着客户的地址簿这样并不利于客户资源的共享和集中管理如果一台电脑崩溃里面的地址簿也可能会丢失不过有幸的是博大公司(现已经被腾讯公司收购)为我们准备了企业地址簿有了它我们可以实现─地址簿来共享 发送邮件好轻松
Foxmail企业地址簿可以为我们实现如下劲酷功能
(1)完全共享只要在服务器上配置好一个公用的地址簿其他人无须再设置即可直接使用能够对地址簿资源进行集中管理使资源得到最大利用
(2)实现同步无论在家在公司或出差在外都可以使用同样一份的地址簿并且通过客户端经常与服务器同步地址簿从此没有了丢失地址簿的烦恼
(3)公私分明企业地址簿同样支持个人地址簿这样用户在使用公有地址簿的同时也可以把自己的联系人加到个人地址簿中供自己使用同时也便于查找和使用简洁高效也保护了自己的隐私
(4)无限扩展企业地址簿支持LDAP协议只要是支持LDAP协议的邮件程序(如新版的Foxmail 5.xOutlook Express)通过局域网或互联网连接到地址簿服务器进行访问就能共享服务器上的地址簿信息方便高效
一Foxmail企业地址簿的下载和安装
1.下载软件
Foxmail企业地址簿是免费软件最新版本可以从http://fox.foxmail.com.cn/download/ldapserver.exe处下载不过它只能在Windows NT/2000下使用不支持Windows 9x/XP/2003
2.安装/设置服务器默认参数
双击ldapserver.exe程序出现授权信息直接单击下一步继续接着出现一个安装路径选择窗口(如图1)一般选择默认路径直接单击下一步按钮继续如图2所示这里设置系统管理员密码默认域名和默认域密码单击下一步按钮即可进入到建立程序组页面顺着向导即可安装完毕
二设置Foxmail地址簿
1.系统管理员登录
单击开始→程序→FoxMail企业地址薄→FoxMail企业地址薄管理程序启动FoxMail企业地址薄程序如图3所示可以看到管理程序的主界面左边是一个树状的菜单分别是系统管理域管理和公共地址簿管理右边是主要的操作界面单击图3中的系统管理员图标弹出如图4所示的窗口在此可以输入管理员密码进行登录
2.添加域
以系统管理员登录后可以看到初建的域我们也可以添加/删除域
3.登录到域
登录到域由域管理员来完成其主要职责是负责管理公共地址簿和帐号双击图3中的域管理员图标即可弹出如图5所示的窗口在这里输入域名ctips再输入先前设置的口令登录到ctips域
要注意的是在Foxmail地址簿中的域与Windows网络中的域概念不一样这只是系统管理员管理地址簿时的一种方法即使你的局域网没有加入到域中也可以使用Foxmail地址簿
第四步设置公共地址簿
接着单击图3中的公有地址簿项然后在打开如图6所示窗口中单击工具栏上的添加文件夹按钮以添加文件夹接着选中生成的文件夹再单击工具栏上的新建联系人按钮新建一个联系人(如图7)
从图7中可以看到在新加联系人时Foxmail企业地址薄所提供的地址条目内容相当丰富可以分为个人资料家庭资料单位资料和备份资料四大类可以根据自己的需要填写相应的内容地址条目除了姓名以外全部的内容都是可以选填的你可以根据实际情况填写相应的内容
另外工具栏上的按钮也很多有新建/删除文件夹联系人组新建联系人等操作由于它操作起来和Foxmail地址簿差不多因此不再赘述
小提示
★对于在同一个域下的用户公有地址簿是一样的而私人地址簿是由每个帐号用户自己来维护的对于不同的帐号用户私人地址簿是不同的这也是为什么要建立ctips账户的原因
★公共地址簿和私人地址簿的结构是一样的都具有两层结构第一层是文件夹第二层是组和地址信息文件夹是作用主要是用来对地址进行归类的如用户可以建立同学文件夹同事文件夹把同学的地址信息放到同学文件夹把同事信息放到同事文件夹而文件夹下还可以建立组对地址条目做进一步的划分和管理
★如果将文件夹删除掉那么文件夹下所有的组和地址信息都会删掉而如果将文件夹下的组删除掉组内的地址并不会从文件夹内删除
至此就构建好网络地址簿服务器端并完成了公共端的设置客户端就可以来访问这些地址簿中的联系人了
三使用公共地址簿
最新的Foxmail 5.xx不支持Foxmail公共地址簿或者对其不是很好因此我们选择Foxmail 4.2其下载地址为http://fox.foxmail.com.cn/download/fm42ch.exe
1.连接服务器
按下Ctrl+K键打开地址簿窗口再在单击Foxmail地址簿窗口文件菜单下的新建连接将会弹出地址簿服务器设置对话框在属性中输入以内容账号名称(如ctips)服务器名中输入安装Foxmail公共地址簿所在服务器的名称或IP地址选中此服务器要求登录再输入域用户名和密码然后单击域下拉列表框从中选择我们新建的域本例为ctips
单击地址簿服务器设置对话框的高级标签还可以设置其他的一些属性一般使用默认值即可
2.使用网络地址簿
(1)使用公用地址簿
属性填写完成后单击确定将会在地址簿窗口数状列表中看到两个新的网络地址簿文件夹一个是私人地址簿一个是公共地址簿展开网络地址簿文件夹将看到状态栏出现正在连接地址服务器请稍候按ESC建取消的信息一会儿就可以看到公用地址簿中的内容(如图9)
网络地址簿和本机地址簿差不多双击后可以发信也可以右击选择属性命令查看联系人相应的信息
(2)管理联系人
大家可以把公共地址簿中的联系人或联系人组拖放到本机的地址簿文件夹中把它们复制到本机上但我们只能够读取公共地址簿中的内容但无法在里面新建组和联系人即使建立了下一次打开时它们仍会被删除只有域管理员才有权限在服务器上并在公共地址簿中新建组和联系人
(3)建立私人地址簿
网络地址簿分为公共地址簿和私人地址簿我们可以双击私人地址簿再在其下像操作本地地址簿一样进行各种操作只是这些私人地址簿中信息被保存在服务器上我们断开网络时将无法再找到它们
小提示
★由于私人地址簿是可以自己定义的所以我们可以把公共地址簿中的联系人或联系人组拖放到私人地址簿的文件夹中把它们复制到私人地址簿中也可以把本机地址簿中的联系人拖放到私人地址簿中完成添加
★私人地址簿每个账户不同而不同大家必须记住自己的帐户和密码否则无法登录到私人地址簿而且一旦私人地址簿丢失即使是域管理员也无法找回来
这下子可方便了地址簿再也不用担心会丢了吧而且在公司局域网内任何一台机器上都可以使用真是方便极了