看比尔-盖茨每天工作方式曝光（图）

图为微软董事会主席比尔-盖茨
导语北京时间4月10日国外媒体近日刊登了微软董事会主席比尔盖茨的一篇文章文中详细描述了盖茨每天的工作方式从中可以看出随着数字时代的来临数字工具成为盖茨日常工作中必不可少的一部分下面是文章的部分内容

回顾微软过去30年的历史以及工作模式的转变真有些让人难以置信最终我们距离数字工作风格越来越近在我的办公室里已经没有太多文件我的办公桌上摆着三台显示器它们通过同步构成了一个单一桌面我可以将项目从一个屏幕拖动到另一个屏幕如果你拥有如此大的显示区域就很难再会放弃它因为它可以直接影响到工作效率

左边的屏幕主要用于显示我的电子邮件列表中间的屏幕显示我正在阅读或回复的电子邮件我的浏览器在右边的屏幕上通过这样的设置我可以在工作时顺便察看是否有新的邮件如果有新邮件我可以打开电子邮件中的链接并浏览相关网页而电子邮件中的内容并不会脱离我的视野

在微软电子邮件已经成为了最常用的通信媒介超过了电话文档博客公告板甚至会议微软的电子邮箱集成了语音邮件和传真功能我每天都要收到约100封电子邮件通过邮件过滤机制我接收的电子邮件全部来自于曾经同我有通信联系或者我认识的人例如微软英特尔惠普及其它合作伙伴公司的人员与此同时助理也会向我提供一份其它电子邮件列表这些邮件全部来自于许可列表之外的公司或个人通过这一方式我可以在第一时间了解人们对于微软的态度及需求

我们所面临的挑战并不是如何通过电子邮件高效率通信而是要确保将时间用于最重要的电子邮件为此我使用了类似于邮箱规则的工具和搜索目录以按照内容和重要性为信息作标记或分组我并不看重日程表而是主要采用电子邮件桌面目录和网络日历因此当到达办公室之后我可以将主要精力放在作了标记的电子邮件上并检查用于跟踪特别项目和特别博客的目录

如果收到新邮件Outlook也会在右侧屏幕底部显示一个提醒框除非看到高优先级的主题否则我通常会视而不见我们都会遇到这样两个难题信息过剩和信息不足信息过剩并不意味着我们获得了正确的信息或者同合适的人员建立了联系为了解决这一问题我使用了SharePoint该工具可以就特定项目创建协作网站其中包含计划日程讨论板和其它各种信息

目前我已经为思考周Think Week做好准备今年5月我将从微软离开一周仔细阅读微软员工所撰写的100篇或更多论文这些论文主要同微软和未来科技有关思考周是我保持了12年的传统过去只有我一个人阅读论文并发表评论而现在这一过程已经全部数字化并面向整个微软公开通过这样的举措我选择论文的效率大大提升同时员工也可以实时看到我发表的评论

微软目前拥有5万多名员工因此当我思考网络支付系统的未来如何等问题时我都会将它们写下来而员工看到后就会发表他们自己的意见SharePoint可以帮助我同更多公司员工取得联系它就像是一个允许所有用户编辑和讨论的超级网站如果出现你感兴趣的内容SharePoint就会发出提醒

另一个影响我工作效率的数字工具是桌面搜索它改变了我访问PC服务器和互联网上数据和信息的方式随着大容量硬盘的出现以及网络带宽的增加我的PC和服务器上已经存储了大量的信息其中包括电子邮件文档媒体文件和通信数据库等等桌面搜索的出现使我在搜索一个文件时无需打开每个目录而只要在工具条中输入搜索项即可这样的体验同样适用于电子邮件地址和电话号码搜索

报纸已经不再是我日常工作的重要组成部分我阅读的90%新闻都来自于互联网当出外参加会议时我都会随身携带一台平板电脑它与我办公室的电脑完全同步因此我可以随时获得需要的所有文件此外我的平板电脑上还安装了一个名为OneNote的便笺记录和管理软件所以我所有的便笺都采用了数字格式

引入各种高科技产品的同时我的办公室里仍然保留着一块白色书写板我拥有各种颜色的笔可以随时将自己的想法记录在书写板上在一些微软办公室里书写板上的内容可以直接传送到计算机中这时它就像是一台巨大的平板电脑我的书写板目前还不具有这样的功能但明年我也许会获得一块数字书写板摩尔）