一办公自动化的发展历程
1国外
早在20世纪90年代国外就开始了对办公自动化设计的探索并且设计了一个简单的自动化体系虽然当时该体系十分简单但是却直接掀起了人们对自动化办公的探索之路
办公自动化理论与技术的研究兴起于20世纪70年代末期的美英日等经济发达科技领先的国家其中美国是推行办公自动化最早的国家之一其办公自动化发展历程可分为四个阶段一是1975年前的单机设备阶段以采用单机设备完成单项工作为目标这一阶段的办公自动化技术又被称为秘书级别二是1975年-1982年的局域网阶段通过采用专用交换机局域网等部分综合设备将很多单机设备融入到局域网络中进而实现数据和设备的共享这一阶段的办公自动化技术又被称为主任级别三是1983年-1990年的一体化阶段采用数据文字声音图像等多媒体信息通过广域网作为传输处理存储手段这一阶段的办公自动化技术又被称为决策级别四是1990年以后的多媒体信息传输阶段将语音图像音视频等技术更好地运用到办公自动化系统中实现更加先进的办公自动化
2国内
目前国内的办公自动化系统也得到了快速发展越来越多的企业开始注重对自动化系统的使用我国办公自动化技术的发展可分为四个阶段
第一阶段1980-1999年文件型办公自动化最早的办公自动化从Lotus12-3WPSMSOffice等单机版的办公应用软件开始实现了由手工办公到电脑办公的转变在当时被称作无纸化办公一方面实现了企业的信息交流和共享另一方面建立了企业审批及流程雏形从而形成了OA的概念
第二阶段2000-2005年协同型办公自动化这一阶段主要以工作流为中心在文件型OA的基础上增加了公文流转流程审批文档管理会议管理资产管理等实用功能在实现个人办公自动化的基础上该阶段的办公自动化系统完善了各个职能部门之间的沟通和信息共享机制建立了企业内部的协同工作环境将办公自动化拓展到企业的全部办公机构确保所有员工均可实现办公自动化并能够根据各自的授权了解需要的信息完成自己的工作任务
第三阶段2006-2010年知识型办公自动化随着OA系统应用的逐步深入企业和用户的要求也不断提高办公自动化系统的发展也随之派生出全新气象形成了以知识管理为主要思想以协同为工作方式以门户为技术手段整合了企业内信息资源的知识型办公自动化系统从这个意义上说办公实际上是一个管理过程电子商务时代带来的企业事务处理对象瞬息万变这就要求作为企业的办公自动化系统能够提供足够的灵活应变和开放交互能力
第四阶段2011年后智能型办公自动化随着企业组织流程的不断固化和改进知识的积累和应用以及技术的创新和提升最终的办公自动化系统将会全面脱胎换骨全新的智能型办公自动化系统将成为未来的发展方向智能型OA能够提供决策支持知识挖掘商务智能等服务并且更关注企业的决策效率
二办公自动化的发展趋势及策略
随着各种技术的不断进步办公自动化的未来发展趋势将体现以下几个特点
1办公信息数字化多媒体化
在办公活动中人们主要采用计算机对信息进行处理计算机所处理的信息都是数字信息很多的信息都被处理成数字方式这样存储处理就更方便
同时随着多媒体技术虚拟现实技术的应用使人们处理信息的手段和内容更加丰富使数据文字图形图像音频及视频等各种信息形式都能使用计算机处理它更加适应并有力支持人们以视觉听觉触觉味觉嗅觉等多种方式获取及处理信息的方式
2办公环境网络化国际化
在人们的日常生活中网络的应用已改变了人们的生活方式也改变了人们的工作方式完备的办公白动化系统能把多种办公设备连成办公局域网进而通过公共通信网或专用网连成广域办公网特别是Internet网络的发展与普及通过Internet网络可连接到地球上任何角落从而实现信息的高速传播它可以跨越时间与空间特别是在与国外的办公联系中更是应用十分方便与广泛
3办公操作无纸化无人化简单化
由于计算机要求处理的信息数字化同时办公环境的网络化使得跨部门的连续作业免去了以纸介质为载体的传统传递方式采用无纸化办公一方面可以节省纸张另一方面是速度快准确度高便于文档的编辑和复用它非常适合电子商务和电子政务的办公需要
对于一些要求24小时办公办公流程及作业内容相对稳定工作比较枯燥易疲劳易错劳动量较重的一些工作场合可以采用无人值守办公如自动存取款机的银行业务夜间传真及电子邮件自动收发等
由于计算机系统的高速发展相关办公软件已十分成熟操作界面更为直观使得人们在办公活动中操作使用维护与维修等更加简单
4办公业务集成化
在早期的办公活动中计算机系统大多是单机运行或是各个部门分别开发自己的应用系统在这种情况下由于所采用的软件硬件可能出自多家厂商软件功能数据结构界面等也会因此不同随着业务的发展信息的交流人们对办公业务集成性的要求将会越来越高办公业务集成包括一是设备的集成即实现异构系统下的数据传输与处理这是办公系统集成的基础二是应用程序的集成即实现各种应用程序在同一环境下运行三是数据的集成不仅包括相互交换数据而且要实现数据的互操作和解决数据语义的异构问题以真正实现数据共享
