凭证又称会计凭证，指的是能够用来证明经济业务事项发生、明确经济责任并据以登记账簿、具有法律效力的书面证明。凭证可分为即原始凭证和记账凭证。
见色起意也好 ，一见钟情也罢。
写好记账凭证摘要是会计的基础工作之一既是一种记账技术也是财务人员驾驭会计语言的体现因此作为一名合格的会计应该认真规范正确地填写记账凭证摘要其基本要求包括以下几个方面
1编写要简而明
所谓简明即简单明了太过于简的摘要不能把经济内容表达清楚因此要在计算机设定的摘要字数内抓住重点将经济内容尽可能全面地表述出来
例如车间**借购柴油款5000元摘要为**借购柴油款而不能为**借款更不能为借款
2编写要准确
对反映不同经济内容的同一张记账凭证每项经济内容准确对应一个摘要不能笼统使用同一个摘要现行的借贷记账法和会计基础工作规范允许编制一借多贷一贷多借以及特殊情况下的多借多贷的记账凭证目前被广泛使用的会计电算化软件一般都具有修改摘要的功能为准确编写记账凭证摘要提供了条件
例如总经理王金良借4000元去北京开会回来报账时差旅费开支1500元;会务费开支500元;购经营方面图书用去1500元;退回余款500元其摘要应按每项经济业务对应的会计分录分别编写为王金良报北京开会差旅费;王金良报会务费;王金良报资料费;王金良还借差旅款如果此笔凭证用笼统的一个摘要反映在会计账簿中的会务费科目资料费应收及暂付中员工借款科目都对应着差旅费的摘要用起账来令人匪夷所思忽视此工作细节将会给以后的复核记账查账等一系列会计工作带来不便特别强调的是用银行存款开支的经济业务对应银行存款科目的摘要必须反映收款单位名称便于银行存款账同银行对账单的核对
3更正错账摘要规范
根据《会计基础工作规范》的要求对记账后的记账凭证发现错误用红字冲销原错误凭证时的摘要为注销某月某日某号凭证同时用蓝字编写正确的记账凭证时摘要为订正某月某日某号凭证对只有金额错误的会计分录在编制调整数字差额凭证时摘要为调整某月某日某号凭证
如果所修改的是往年的错误凭证那么在某月某日前务必加上某年字样在此说明一点在注销订正或调整某张错误凭证的同时应在被修改的记账凭证摘要的下面手工注明该凭证在某月某日某号凭证已更正的标记表示该凭证已被修改完毕
针对不同的经济业务内容记账凭证的摘要内容应突出说明对本项业务较为重要因素处理不同经济业务时应强调不同的要素单项或要素组合具体可以概括为五个要素
1Who摘要要突出经济业务的行为主体
2What摘要内容应相应强调经济业务的行为实施对象
3When摘要内容应突出经济业务的发生时间
4Where摘要内容应突出经济业务的发生地点
5Why摘要内容应突出经济业务发生的原因
日常会计核算中利用五W书写凭证摘要时同时还应注意以下几个方面
1强调单项要素选择的同时又要注意多个要素的组合
针对不同的经济业务内容书写记账凭证摘要时应突出说明相对本项业务较为重要的要素即强调单项要素日常会计工作中记账凭证的摘要描述上容易出现文字过于简单表述不清的情况这主要是由于忽略了单项要素的重要性
例1车间技术员张某出差返回公司报销差旅费480元
不完整的写法为差旅费报销这种写法过于简单忽略了经济业务的行为主体车间技术员张某容易造成会计科目使用上的混淆在这里点明行为主体是经济业务在核算时是记入制造费用账户还是管理费用账户的关键
正确的写法应为车间技术员张某差旅费显而易见该项经济业务的记账凭证摘要突出了行为主体Who车间技术员
例23月份第8号凭证误将300元应记入原材料账户记入了周转材料账户现予以更正
不完整的写法为3月份第8号凭证有误现予以更正该摘要是对错误凭证作出更证的记录如能突出错账的原因即强调Why则会更完整因此正确的写法应为3月份第8号凭证科目用错现予以更正
注重多要素的组合在一些较为复杂或特殊的经济业务中强调两个或两个以上要素组合显得尤为重要
例3收到工商银行基本存款账户第四季度存款利息100元已存入银行账户
不完整的写法为收银行存款利息这种写法存的问题是一是企业的存款账户一般不至一个因此有必要说是明是哪家银行;二是利息有不同的时间段有必要说明其属于哪个期间根据who+when的组合正确的写法为收到**账户第四季度利息
2用好代写符号和缩略用语练就遣词造句的能力
为书写便捷提高效率在书写摘要中通常可以采用一些代用符号或缩略用语如单价可以用@表示吨千克等计量单位可用TKg等代替单位名称在不影响表达和正确理解的前提下也可采用缩略语如中国银行可缩写为中行
从语文的角度来说书写摘要就是造句因此作为摘要书写的造句必须符合逻辑规范和语法习惯否则容易产生缺主语缺谓语缺宾语主谓搭配不当动宾搭配不当主宾搭配不当等语法错误
例4某公司向本公司投入设备一台价值38000元
错误书写设备一台这种书写缺少主语和谓语应将形成一台设备的原因在摘要中指出陈述的对象即主语在此句中不可省略同时设备是如何取得的应增加谓语动词投入正确的写法为某公司投入调设备一台
例5公司向某文化用品商店购入账簿纸张等办公用品计480元以现金支付
错误的写法付办公用品这种写法动宾搭配不当付款的只能是钱不能是实务正确的写法付办公用品款
3考虑登记明细的需要
手工账会计核算中如记账凭证的摘要如果文字过于简单项目填写不齐全不仅不能全面反映该项经济业务的来龙去脉而且也会给明细账的登记带来不便因此在书写记账凭证摘要时还应考虑登记明细的需要针对不同的经济业务和不同性质的科目摘要书写也应有所侧重不能机械地平等对待
例6生产甲产品领用A材料1200公斤单位成本80元金额96000元;生产乙产品领用B材料700公斤单位成本50元金额3500元
不完整写法生产产品领用材料虽然该摘要也简单的概括了经济业务的内容但给原材料明细账的登记带来了不便因为原材料明细的格式为数量金额式不仅要记总金额还要登记数量和单价如果此摘要登记明细账时只能查原始凭证费时又费力规范的写法生产甲产品领用A料1200Kg@80;乙产品领用B材料700Kg@50
当然摘要书写时考虑登记明细的需要不是说对每项经济业务的描述都要面面具到这样只会浪费不必要的人力加大核算工作量不利于提高会计工作的效率
例7售给某公司A产品200件单价500元增值税额17000元货款共计117000元尚未收到
不恰当的写法售给某公司A产品200件@500元货款未收到这样的书写显然考虑登记明细的需要但是与原材料明细账不同的是收入明细账只需要登记总金额不需要登记数量和单价该书写显得有些多此一举规范的书写为售给某公司A产品一批货款未收